※ 행정기관의 장은 출력한 문서를 공문서로 보는 전자문서의 종류를 정하여 미리 관보에 고시하고, 인터넷에 게시해야 합니다(「민원 처리에 관한 법률 시행령」 제30조제2항).
행정기관의 장은 접수한 민원의 처리를 완료하였을 때에는 그 결과를 지체 없이 민원인에게 교부하거나 정보통신망 또는 우편 등의 방법으로 통지해야 합니다(「민원 처리에 관한 법률 시행령」 제29조제1항).
민원의 처리결과를 허가서·신고필증·증명서 등의 문서(전자문서 및 전자화문서는 제외함)로 민원인에게 직접 교부할 필요가 있는 때에는 그 민원인 또는 그 위임을 받은 자임을 확인한 후에 이를 교부해야 합니다(「민원 처리에 관한 법률」 제27조제4항).
행정기관의 장은 민원의 처리결과를 통지할 때에 민원의 내용을 거부하는 경우에는 거부 이유와 구제절차를 함께 통지해야 합니다(「민원 처리에 관한 법률」 제27조제3항).
행정기관의 장은 다음의 어느 하나에 해당하는 경우에는 민원의 처리결과 통지를 전자문서로 통지하는 것으로 갈음할 수 있습니다. 다만, 민원인이 전자민원창구나 통합전차민원창구를 통하여 전자문서로 민원을 신청하는 경우에는 민원인이 요청하면 지체 없이 민원 처리 결과에 관한 문서를 교부해야 합니다(「민원 처리에 관한 법률」 제27조제2항 참조).
민원인의 동의가 있는 경우
민원인이 전자민원창구나 통합전자민원창구를 통하여 전자문서로 민원을 신청하는 경우
처리진행상황 등의 통지
행정기관의 장은 민원이 접수된 날부터 30일이 지났으나 처리가 완료되지 않은 경우 또는 민원인의 명시적인 요청이 있는 경우에는 그 처리진행상황과 처리완료 예정일 등을 적은 문서를 민원인에게 교부하거나 정보통신망 또는 우편 등의 방법으로 통지해야 합니다(「민원 처리에 관한 법률 시행령」 제23조제1항 및 「민원 처리에 관한 법률 시행규칙」 제6조제2항).
처리 진행상황 등의 통지는 민원이 접수된 날부터 30일이 지날 때마다 통지하는 것을 원칙으로, 민원인에게 인터넷 홈페이지 등에 민원의 처리진행상황 등이 공개될 것임을 사전에 안내한 경우에는 통지를 생략할 수 있습니다(「민원 처리에 관한 법률 시행령」 제23조제2항 및 제3항).
무인민원발급창구를 이용한 민원의 교부
“무인민원발급창구”란 행정기관의 장이 행정기관 또는 공공장소 등에 설치하여 민원인이 직접 민원문서를 발급받을 수 있도록 하는 전자장비를 말합니다(「민원 처리에 관한 법률」 제2조제8호).
행정기관의 장은 무인민원발급창구를 통하여 민원문서(다른 행정기관 소관의 민원문서를 포함)를 발급할 수 있습니다(「민원 처리에 관한 법률」 제28조제1항).
교부할 수 있는 민원문서의 종류는 행정안전부장관이 관계 중앙행정기관의 장과의 협의를 거쳐 결정·고시합니다(「민원 처리에 관한 법률」 제28조제3항).
※ 무인민원발급창구를 이용하여 접수·처리할 수 있는 민원사항의 종류와 본인확인방법에 관하여는 「무인민원발급창구를 이용하여 접수·처리할 수 있는 민원사항의 종류」 (행정안전부고시 제2023-85호, 2023. 12. 26. 발령·시행)에서 정하고 있습니다.
민원문서를 발급할 때 법령에 따라 본인임을 확인해야 하는 경우에 법령에서 특별히 본인 확인 방법을 정하고 있지 않은 경우에는 행정안전부장관이 정한 전자적 매체를 이용하여 확인할 수 있습니다(「민원 처리에 관한 법률 시행령」 제32조제2항).